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Dans les coulisses du Conseil d’administration de l’ICA

Cet article a été publié initialement dans l'(e)Bulletin de l’ICA.

Nous savons tous que, globalement, le Conseil d’administration de l’ICA assure l’orientation stratégique et la gouvernance de l’ICA, en collaborant avec les commissions et le siège social afin de réaliser la vision de l’ICA, soit la sécurité financière des Canadiens. Toutefois, comment les choses se passent-elles pour les membres du Conseil d’administration?

Pour nous éclairer, nous nous sommes adressés à deux membres du Conseil d’administration de l’ICA, Hélène Baril (FICA), directrice chez Willis Towers Watson, et Claire Bilodeau (AICA), professeure agrégée à l’Université Laval, et au président sortant de l’ICA, John Dark (FICA).

Premier jour au travail

Le Conseil d’administration de l’ICA est composé de professionnels très compétents qui donnent l’impression que le travail est facile, mais assumer le rôle d’administrateur n’est pas si simple. Hélène, qui est bénévole depuis 25 ans, affirme : « Il m’a fallu presque un an pour devenir à l’aise au sein du Conseil d’administration. » En arrivant, elle a pris le temps de se renseigner sur les dossiers en cours, les défis existants et les tâches quotidiennes du Conseil.

Il y a beaucoup à apprendre, qu’il s’agisse de connaître les acronymes et les statuts administratifs, de maîtriser les procédures ou, plus important encore, de se souvenir du nom de chacun!

Tous les mois de septembre, on tient une séance d’orientation afin d’aider les administrateurs à se mettre au fait des activités et de présenter la manière dont se déroulent les réunions trimestrielles. On encourage les nouveaux membres à s’impliquer auprès des commissions et des groupes de travail aussitôt que possible, car c’est une occasion de comprendre le fonctionnement de l’ICA.

En fait, tout comme la profession, la participation au Conseil d’administration exige une soif d’apprendre et un engagement constant. Claire déclare : « Je me suis sentie à l’aise rapidement, notamment parce que j’ai étudié la gouvernance et que j’avais déjà siégé à un conseil d’administration. Cela dit, je ne prétends pas maîtriser pleinement mon rôle. J’ai encore des choses à apprendre sur l’ICA! »

Le Conseil d’administration de l’ICA n’est pas une chose immuable. En effet, tout en demeurant fidèle à ses objectifs stratégiques à long terme, il évolue constamment et répond aux tendances changeantes qui l’entourent, ce qui oblige ses membres à faire de même.

Faire la connaissance de ses collègues

À l’heure actuelle, le Conseil d’administration de l’ICA est composé de 15 membres (12 administrateurs, le président sortant, le président et le président désigné) et six participants d’office (les présidents de direction et un directeur général). Les personnalités des membres, les perspectives et le processus génèrent une dynamique intéressante.

Une large part du travail du Conseil d’administration s’appuie sur la prise de décisions éclairées, chose qui se complique lorsque les points de vue autour de la table divergent. Pour cette raison, la recherche de consensus est essentielle à l’équilibre au sein du Conseil. Hélène explique : « Les réunions du Conseil d’administration ont toujours un ordre du jour chargé. Lorsque certains sujets prennent trop de temps ou qu’un consensus ne peut pas être établi, nous désignons parfois des membres du Conseil qui travailleront en groupe sur la question afin de présenter une recommandation au reste du Conseil au cours de la réunion. Il nous arrive aussi de tenir des réunions spéciales afin de traiter une question urgente. »

Selon John, gérer les désaccords ou les conflits au sein du groupe exige une approche tout en nuances. « Combien de volumes devrais-je vous écrire? », blague-t-il, avant de confier « Tous les administrateurs s’investissent à fond dans le travail du Conseil et, bien entendu, ils ont des points de vue très diversifiés, mais en discutant, nous arrivons toujours à nous entendre. » 

Les tâches quotidiennes

La préparation aux réunions du Conseil d’administration exige un travail de réflexion, comme des lectures (parfois jusqu’à 400 pages), la prise de notes, la formulation de commentaires et, pour les membres aventureux qui font aussi partie d’un sous-groupe ou d’un groupe de travail, la lecture d’autres documents préparatoires.

Les processus de la direction sont parfois lourds, mais il s’agit d’un travail important, dont l’impact est bien réel.

Ce n’est pas la routine qui suscite les critiques des membres du Conseil d’administration. « Je n’aime pas les réunions peu structurées. Les débats sans fin mènent nulle part », dit Hélène. Cela dit, elle reconnaît que les membres du Conseil font des efforts collectifs pour régler ce problème et simplifier les procédures : « Le Conseil d’administration s’efforce d’améliorer son efficacité en tenant des réunions plus structurées et en révisant ses façons de faire. »

Conclusion : même les désaccords font progresser les choses et, lorsque gérés efficacement, ils peuvent aboutir à des changements positifs. Le but est toujours de faire en sorte que servir au Conseil d’administration constitue pour les membres une expérience enrichissante sur le plan personnel et professionnel.

Plus qu’une fonction

« Il ne s’agit pas seulement d’être un administrateur, mais surtout d’être un administrateur à l’ICA », de dire Claire au sujet de son implication au sein du Conseil d’administration.

Siéger au Conseil d’administration de l’ICA est un symbole de réussite et d’engagement communautaire. C’est une occasion de se perfectionner sur le plan professionnel, tout en contribuant véritablement aux dossiers de la formation et de la gouvernance. Outre une soif d’apprendre, les membres du Conseil doivent faire preuve de ténacité et de souplesse.

Êtes-vous prêts à relever le défi? Renseignez-vous (connexion requise) au sujet des élections de cette année et sur la façon de présenter sa candidature pour un poste au sein du Conseil d’administration de l’ICA.

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